직장생활 하면서 가장 많이 접하게 되는 “쓰기”의 활동이 아마 이메일 인것 같다.  많은 이들이 경우에 따라 하루에도 수십개씩 짧고 긴 이메일을 작성해야 되는 때가 많기 때문이다.  그리고 요새는 국제화 시대이다 보니 한국에서 직장생활 하시는 분들도 영문으로 이메일을 작성해야 하는 경우도 아주 흔하다.  한국어로 편지쓰기도 익숙치 않은 마당에 영어로 이메일을 쓰자니 상당히 어려워 하시는 분들도 종종 보게 된다. 영문 이메일 잘쓰는 제일 좋은 방법은 두려움 없이 계속 많이 써보면서 부딪혀 보는 것이겠지만, 어디서부터 시작해야 할지 잘 감이 안오시는 분을 위해서 간단한 tip을 몇가지 정리했다.

처음 보내는 이메일이든지 답장 이메일이든지 간에 너무 어렵게 생각말고 우선 간단하게 아래와 같이 3단구조로 일단 틀을 잡으면 좋다. (우리가 어렸을때 부터 귀에 따갑게 듣던 서론-본론-결론의 삼단구조, 왠지 친숙하지 않은가?)

• 시작: 간단한 인사내지는 안부 묻기 또는 감사표시 - 같은 회사에서 매일 얼굴 맞대고 일하는 사이가 아닌다음에는 이메일 서두에 간단한 인사말을 두면 좋다. 예를 들어 “Dear Mary, how have you been? Hope you’re doing well under this freezing weather” 뭐 이런정도.  비지니스 관계이니 만큼 너무 시시콜콜히 그사람의 가정사나 사생활까지 묻는 건 바람직 하지 않고 적당한 선에서 살짝 안부를 묻되 약간의 인간미가 묻어나면 좋다. 인사도 없이 바로 본론으로 들어가면 너무 딱딱한 느낌이나기 때문이다. (물론 매일 보는 사람끼리는 이름만 부르고 보통 그냥 바로 용건으로 들어간다)  그리고 또 한가지 이메일 서두로서 무난한 것은 상대방에 대한 감사 표시이다. 예를 들어 “Dear John, thanks for visiting our office last week. I really enjoyed our conversation.” 또는 “John, thanks for your quick reply.  I appreciate your candid feedback” 뭐 이런 정도. 상대방에 대한 감사표시는 이어질 본론 내용이 어떤 것이건 간에 – 심지어 본론에서 상대와 이를 갈고 싸울 것이라도 – 일단 시작을 positive ground로 만든다는 데도 의미가 있다.